2025最全美国写邮件指南（邮箱推荐+格式+注意事项）- 商务、求职及学术邮件等！

英文邮件格式怎么写？有哪些要求？

一封标准的英文邮件通常由以下几个部分组成：包括信头（Letter Head）、主体（Body of the letter)、结尾用语（Complimentary Close)以及落款签名（Signature）四个部分。接下来我们一起来看看具体的英文邮件基本结构：

信头部分 

• 寄件人信息：在你登录邮箱并开始撰写邮件时，系统会自动填写这部分，无需手动输入。

• 收件人信息：收件人的邮箱地址，位于邮件窗口的“TO”或“Recipient”栏内。如果是抄送（CC）或密送（BCC），则分别在相应区域填写。**注意**：正式邮件中，尽量直接使用收件人的名字或称呼，避免使用“Dear Sir/Madam”。

• 邮件主题（Subject）：位于邮件头部，是对邮件内容的高度概括。一个好的邮件主题应该简洁明了，让收件人一看便知邮件大意，如：“Meeting Agenda for Q4 Sales Review”。

邮件正文

邮件正文分为开头问候、主体内容和结尾三个部分。

• 开头问候：正式邮件中，常用的开头问候有“Dear [Title + Name]”或“Hello [Name]”。例如，“Dear Mr. Smith,” 或 “Hello Sarah,”。如果是非正式场合，简单的“Hi [Name]”也是可以的。

• 主体内容：这部分是邮件的核心，应保持清晰、简洁。先说明写信目的，然后逐步展开，每段落间留一行空格以便阅读。如果邮件内容较长，可使用小标题或编号、项目符号来组织内容，增加可读性。

• 结尾：结尾前，可以用一两句总结邮件要点或提出明确的行动呼吁。常见的结束语有“Best regards,”、“Sincerely,”或“Thank you,”，之后换行写上你的名字，并附上签名（Signature）。签名部分可以包含你的全名、职位、公司名称、联系电话和网站等信息，以便对方方便回复或进一步联系。

以下是具体英文邮件写作的格式、各部分写作的注意事项和一些常用的表达，希望能对大家的邮件写作提供帮助：

（1）英文邮件开头问候语&格式

在写英文邮件时，首要任务是写一个恰当的问候语或者称呼，具体方式取决于你与收件人的关系。但许多情况下，你可能不知道对方的姓名或性别。这种情况下，你可以使用更通用的开头。以下是你可以根据写信对象选择的收信人称呼。

注意：在写称呼时，务必确保拼写正确并避免使用昵称，这会给人留下不太正式的印象。在选择问候语时，要考虑邮件的正式程度，通常以正规为主。

一封英文邮件的开头应以问候语开始，然后加上逗号。在非常正式的情况下，问候语后可以使用冒号。之后应该换行，并简要介绍自己，解释写邮件的原因。

（2）英文邮件正文格式

正式写作英文电子邮件一般分为三个部分：

介绍

根据你与收件人的关系，发送英文邮件的方式也不同；但是任何邮件都应以问候语开头，上面也介绍过称呼这个问题了.最初的问候语之后，需要一个介绍性的句子，清楚表明写邮件的理由，并且简单介绍一下自己.比如：

• I am writing with regard to...(邮件主题) 

• I am writing in connection with...(邮件主题) 

• I am writing in reference to...

正文

英文邮件的正文部门一般会详细阐述邮件目的，这方面没有常规的写作格式，主要取决于你想要传达的内容.正文一般是简洁的段落，避免使用缩写词和首字母缩写词.如果是非正式电子邮件则是可以的.根据你发送的邮件类型，可以适当采用以下英文句式：

• I look forward to hearing from you soon Thank you in advance

• For further information, please do not hesitate to contact me Please let me know if you have any questions

• Thanks for your attention

结论

英文邮件最常见的结尾方式是

• Best regards

• Kind regards

• Yours faithfully(如果你的邮件是以"Dear Sir/Madam”开头的话)

• Yours sincerely(如果你的邮件是以"Dear Mr/Mrs/Ms+形式开头的话) Regards

（3）英文邮件结尾祝福语&格式

在英文邮件的结尾，通常需要写一些祝福语。常见的祝福语包括：

• Best regards

• Very truly yours

• Sincerely

• Thank you

• Best wishes

英文邮件的结尾一般包括三个部分：结尾词语、结尾祝福语和发件人签名。结尾词语是与开头问候语保持一致的重要部分。然后是结尾祝福语，通常表示期待对方的回复或进一步的合作。最后，签名部分应包含你的身份、职位和联系方式。请注意，英文邮件的结尾应与开头保持一致，例如，如果你的邮件以“Dear Sir”开头，那么结尾应该使用“Yours faithfully”。

在美国怎么写电子邮件？

一、常用英文邮件基本句型（ 正式/非正式）

写邮件的目的是为了有效沟通，清晰、传达有效信息给收件人并给出指令，无论中文邮件还是英文邮件都一样。所以，我们应该使用简明英语（Plain English），强调简洁、清楚、避免使用过于复杂的词汇，让人看了就秒懂。这样写起来快、读起来快、理解起来更快！

以下是整理的一些正式/非正式英文邮件中常用的句型、句式推荐，可做参考：

二、如何用英语写非正式信件？

毫无疑问，写非正式信件比写正式信件要容易得多。与正式信件不同，非正式信件不需要显得专业有礼或流利运用商务英语。

非正式信件可用于讲述最近发生在你身上的事情、与朋友和熟人分享大小新闻、邀请人参加聚会，或仅仅是与许久没联系的人打个招呼。

下面，为大家分享一些用英语开始和结束非正式信件的方法。

称呼

一个安全的经验法则是：如果你不太了解对方，但关系友好，可以选择一个更普适的问候，如简单的“Dear [First Name]”（亲爱的[名字]）。

邮件开头

非正式信件的开头没有固定标准，可以按照你的想象力和创造力来写。正式信件通常使用标准的商务用语，而非正式信件在结构和内容上更加灵活，可以根据情境和与对方的关系随意些来写非正式信件。

邮件内容

用英语撰写电子邮件要注意收件人和使用场合，不要向过于严肃的上司发送过于随意的电子邮件。除此之外，还有一些撰写电子邮件的普遍规则需要注意：

• 使用专业的电子邮件地址和用户名，放弃你年少时创建的令人尴尬的电子邮件地址和用户名吧！

• 邮件主题力求清晰简洁，用几个词总结你此封邮件的来意。

• 避免在电子邮件中使用过于随意或非正式的语言、俚语或缩写，除非收件人是好朋友。

• 避免使用太多表情符号。如果你认为必要，可添加一两个。表情符号是为Email增添青春活力和轻松氛围的好方式，只是不要过多使用。

• 注意文化差异，不同的文化可能有不同的沟通风格和讲究。熟悉受众的文化期望，确保邮件是尊重他人和适当合宜的。

• 段落文字尽量短，没人愿意读冗杂的长字经。

• 使用视觉上易读的字体，如Arial、Times New Roman或Calibri，字号在10到12之间。避免使用过多的颜色或花哨的字体，它们会分散注意力且难以阅读。

• 当然，记得使用恰当的问候语和结束语。

邮件结尾

非正式信件通常以轻松、温暖和随意的方式结束。可以选择从标准的“Cheers”（祝好）或“Best”（祝好）的结尾，到更亲密的“xoxo”（抱抱你）或“Hugs and kisses”（亲吻与拥抱）。

最随意和温暖的结束语，可以留给最亲密的朋友和家人，而对于那些关系友好但不是很亲近的人，可以使用更通用的结束语，比如“Best”（祝好）或“Warm regards”（热忱问候）。

以下是正式英文邮件常见结尾语：

三、如何用英语写正式信件？

用英语写正式信件需符合商务英语规范，并熟练运用企业用语。无论是表扬信还是投诉信，都要以礼貌且专业的态度表达。

而且，在写正式或商务信件时，必须遵循特定的格式，比如将地址和日期等信息放在纸张的特定位置。下面将讲解如何撰写正式信件，信件如何开始和结束。

正式邮件格式

正式邮件遵循简单的问候 - 正文 - 结尾的格式，正式信件的格式稍微复杂一些，需要额外写一些寄件人、收件人信息。

英文信件在整体布局上有一定灵活性，但通常，正式信件应在纸张的左上角写明寄信人详细信息（如姓名、地址、电子邮件和电话号码），而收件人详细信息则写在右下方。在这两部分下方，信件才正式开始。

正式邮件称呼

信件开头尽可能写明收信人是谁。

但许多情况下，你可能不知道对方的姓名或性别。这种情况下，你可以使用更通用的开头。

正式邮件内容

接下来，就该进入邮件正式内容的写法，以下为大家提供了不同情境英文邮箱书写规范及范本：

1、商务邮件

不仅是在美国工作，对于国内在外企工作的小伙伴来说，往往也有时候会用到商务英语邮件，那么用英语写商务邮件需要注意哪些事项，怎样才能保证英语邮件的规范和正式呢？。

作为客户 

以下是作为客户方，写电子邮件常用语汇总：

作为供应商

表达歉意

支付要求

2、求职邮件

给公司发送电子邮件时，比较安全的选择是保持专业和正式的语气。给公司发送电子邮件的情况有很多—可能是申请工作、询问任何空缺职位或其他事项。

如果认识要给公司发邮件的人，可以使用 “亲爱的”，后面跟上他们的名字。如果不知道对方的姓名，可以使用部门名称。以下是工作申请邮件常见句式汇总：

3、会议&面试时间安排邮件

4、投诉信

写一封投诉信是需要下决心的。你可能担心显得粗鲁，或伤害到别人的情感，也可能难以恰当和专业地表达愤怒或沮丧。

以下是一些示例，教你如何让投诉读上去既不失礼又保有威严。

5、道歉信

“抱歉”是很难说的词。但不管说这个词有多难，道歉在很多情况下是必要的。你可能需要为某个简单的误解或未按时完成项目而道歉。

以下表格会教你如何写一封真挚和友善的道歉信，你还可体会，如何用书面语言，让对方感受到你的诚挚歉意。

6、广告邮件

撰写一封能抓人眼球的广告邮件可不容易。此类信函通常由专业撰稿人负责撰写，利用文案和心理学原理抓住潜在客户的兴趣点，说服人们购买广告信中的产品或服务。

7、询问信

无论是在寻找关于特定事项的详细信息，还是求问某种情况背后的原因，你的询问信件都应该是礼貌且开门见山的。

8、回复咨询的邮件

有时，你可能需要回复别人的询问或解决其问题。下面是如何回复客户或同事的询问信文案范本，以个人名义或公司名义皆可。

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以上，就是在美国常见的各类型英文邮件写作的格式、各部分写作的注意事项和一些常用的表达汇总，了解了相关英文邮件格式及写作方式之后，在写邮件之前肯定需要确定好该使用哪款邮箱发送邮件，那么在美国用什么邮箱好呢？该如何选择适合自己的邮箱呢？接下来小编继续为大家推荐几个美国安全好用的邮箱供各位伙伴们参考，不仅邮箱安全系数高，更是有不少免费版本可使用！

美国常用电子邮箱有哪些？

1、Gmail

【官网地址】http://gmail.google.com 

【邮箱简介】Gmail无疑是全球范围内最知名的免费邮件服务之一，尤其在美国及英国，几乎每个人都有一个Gmail账号。它不仅提供大容量的存储空间，还与Google的其他服务紧密集成，例如Google Drive和Google Calendar，这使得用户可以轻松地管理和共享文件、安排会议。Gmail的安全性能也非常出色，采用了先进的加密技术来保护用户的个人信息不被泄露。

Gmail作为全球最大的邮箱服务提供商之一，拥有广泛的用户群体和稳定的服务。Gmail具有强大的垃圾邮件过滤功能和智能分类邮件功能，而且对于国外学校和机构来说，Gmail的域名更具可信度。

【收费标准】

免费和付费的都有，Gmail的付费计划有三种：基本版：每月$ 5，商业版：每月$ 10，企业版：每月$ 25。

【APP下载】iOS；Android

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2、Outlook.com

【官网地址】https://www.microsoft.com/zh-cn/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook? 

【邮箱简介】Outlook 以前称为 Hotmail，归微软所有。每个人都可以获得一个免费的 outlook.com 电子邮件地址，并将其作为 webmail 或在邮件客户端（如微软的 Outlook）中使用。与 Gmail 类似，它拥有 15 GB 的免费存储空间、简洁的界面和丰富的功能。Outlook 提供数量惊人的应用程序集成，让你可以连接许多其他服务，如 Skype、Facebook、PowerPoint、PayPal 或 Trello 等任务管理软件。

Outlook以其简洁明了的界面和强大的组织工具著称。它允许用户轻松地创建日历事件，并能够将多个账户整合到一个界面中。其界面简洁明了，非常适合企业用户及商务人士使用。对于很多企业和专业人士而言，Outlook是他们首选的邮件客户端。

【收费标准】

免费邮箱：免费的邮箱存储空间为15 GB；

付费邮箱：如果想要享受 Outlook 的所有高级版权益和高级功能，那就要购买Outlook Premium，Microsoft 365 订阅包括高级版 Outlook 功能（如免广告打扰）、自定义域、增强的安全性、完整桌面版 Office 应用和 1 TB 云存储。具体购买价格如下：

• Microsoft 365 个人版：每年$69.99。

• Microsoft 365 家庭版: 每年$99.99。

Microsoft 365 个人版仅可供 1 人使用，Microsoft 365 家庭版最多可供 6 人使用。

【APP下载】iOS；Android

2025年Outlook邮箱注册及使用指南（个人邮箱+企业邮箱） - 国内外最常用的邮箱！

大家都知道，注册一个邮箱账户是我们日...

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3、Yahoo! Mail

【官网地址】https://mail.yahoo.com/    

【邮箱简介】雅虎邮箱（Yahoo! Mail）是由美国雅虎公司提供的免费电子邮件服务（除了雅虎邮箱业务邮箱计划外）。该服务在1997年推出。截止2011年12月，它拥有2.81亿用户，它是世界上第三大基于Web的电子邮件服务。

雅虎邮箱( Yahoo Mail )与其他免费电子邮箱服务对比，它具有最好的垃圾邮件过滤器之一，部分原因是这些过滤器是自动启用的,因此用户不必自行打开它们。新版界面十分像Outlook Express，又加入了一些Gmail独有的功能。

【收费标准】

免费使用，推出了一个全新的无广告服务-Yahoo Mail Pro，每月仅$5，可随时取消。

【APP下载】iOS；Android

4、Zoho Mail

【官网地址】https://www.zoho.com/mail/ 

【邮箱简介】Zoho Mail是专门为国际邮箱设计的电子邮件服务，具有多语言支持、多域名支持、全球数据中心、安全隐私保护、大容量存储、邮件过滤和排序等优点，为跨国企业和个人用户提供高效、安全、方便的国际邮件服务。

Zoho Mail拥有分布在全球范围内的数据中心，可为不同地区的用户提供快速、稳定的邮箱服务。在美国，Zoho Mail主要面向企业用户，提供全面的办公解决方案，包括文档编辑、项目管理等，是中小企业非常理想的一站式选择。

【收费标准】

免费和付费的都有。

• Zoho Mail 免费版中，一个机构最多支持 5 个用户。但当第 6 个用户加入机构时，你就需要购买 6 个付费版的用户许可。即你的整个机构必须移至付费版，才能继续使用他们的服务。 

• 而付费版共有三种计划，即Mail Lite版：每月$ 1 /用户，每月5GB /用户； MAIL PREMIUM版本：每月$ 4 /用户，每月30GB，WORKPLACE版本：每月低至$ 3/用户

【APP下载】iOS；Android

5、iCloud Mail

【官网地址】https://www.icloud.com/mail/ 

【邮箱简介】iCloud邮箱是由Mac提供的一个免费电子邮箱服务，专为苹果用户设计。用户也可以从Windows计算机联机访问电子邮箱服务。iCloud初始空间有5GB，可以购买存储空间。用户能在iCloud中存储音乐、照片、应用资料、文件、联系人和日历等，并将无线推送到用户所有支持iCloud同步的设备上，而不用使用连接线来同步。使用你的 iCloud 邮件帐户，可以发送、接收和整理电子邮件。为你的设备设置了 iCloud 邮件后，还可以使用 iPhone、iPad、iPod touch 或 Mac 电脑上的“邮件” App，或使用 Windows 电脑上的 Microsoft Outlook 来使用你的 iCloud 邮件帐户。

要使用 iCloud.com 上的“邮件”，需要前往 icloud.com/mail 并使用你的 Apple ID 登录。如果有 @icloud.com 电子邮件地址，可以不用 Apple ID 而使用该地址登录。

【收费标准】

可以免费使用，有 5 GB 免费 iCloud 储存空间，用于储存邮件、照片和其他内容。

升级到 iCloud+ 可获取额外储存空间以及自定义域支持和隐藏邮件地址等功能，具体收费信息可点此查看。

【APP下载】iOS

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无论何时何地，一个人的邮件礼仪反映了TA的自我修养，甚至可以说决定了TA的形象。那么该如何书写一封内容清晰，表述准确，格式完整的英文邮件呢？写作英文邮件该注意哪些方面？以下是在美国写英文邮件的注意事项汇总，感兴趣的小伙伴们可以参考借鉴下：

1、一定要有邮件主题

现在很多邮箱在发送邮件的时候都会提醒添加主题。邮件主题只要写一到两个关键词就好了，比如Questions about XX In class XX（就是说关于某一门课的某个问题）。

2、一定要检查拼写和语法

写好一封邮件之后，需要检查一下有没有拼写和语法的错误。现在的很多软件都能查出简单的拼写和语法错误。以下是一些检查邮件建议：

• 使用内置工具：大多数邮件客户端和文字处理器（如Microsoft Word、Google Docs或Outlook）都内置了拼写和语法检查工具。在发送邮件之前，务必运行这些检查，它们能自动标记出明显的错误。

• 人工复查：技术工具虽好，但并非万无一失。建议自己至少通读一遍邮件，检查逻辑是否连贯、句子是否通顺。有时，邀请一位同事或朋友帮忙校对也是一个好方法，他们可能会发现你未曾注意到的错误或提供改进建议。

注意标点符号：恰当的标点使用对于传达信息的清晰度至关重要。不要过度使用感叹号（这可能显得情绪化或不专业），正确使用逗号、分号和句号来分割句子和短语，确保信息的准确传达。

3、避免使用俚语和缩写

在正式的商务或专业邮件沟通中，避免使用俚语（如“Hey there”、“gonna”、“wanna”等）和非通用的缩写（如“u”代替“you”，“thx”代替“thanks”），因为这些表达可能被视为过于随意，不够尊重对方。

只有在与对方建立了较为亲密的关系，并且知道对方不会介意的情况下，才可适度放松。即便是这样，也应谨慎使用，以免引起误解。为了保持专业形象，坚持使用标准的书面英语表达总是最安全的选择。

4、适当使用格式

• 段落划分：合理分段可以使邮件内容条理清晰，易于阅读。每个段落通常围绕一个主题展开，避免长篇大论的段落，这样读者容易感到疲劳。

• 列表和编号：对于多个点的说明，使用项目符号或编号列表可以突出重点，使信息一目了然。

5、明确邮件目的

一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。

对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。

6、正文内容直奔主题

商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。

商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

7、及时回复及跟进

• 响应时间：在职场中，快速响应邮件是专业性的体现。尽量在收到邮件后的24小时内给予回复，哪怕是一封简短的确认邮件，告知对方你已收到并正在处理。这表明你重视对方的时间和需求。

• 适时跟进：如果你在邮件中提出了请求，但几天后没有收到回复，可以发送一封礼貌的跟进邮件，重申你的请求，并询问是否需要进一步的信息。

• 明确回复内容：回复时，直接回答邮件中的问题或请求，避免含糊其辞。如果需要更多时间来获取信息或做出决定，告知对方预计的回复时间，并按时跟进。

• 礼貌用语：即使是在回复中，也要保持礼貌和专业，使用如“Thank you for your patience”、“I appreciate your understanding”等表达，能有效维护良好的沟通氛围。

以下是一些在写英文邮件的建议：

• 了解英文邮件写作目标

• 使用专业的邮箱地址，比如给professor发邮件尽量使用个人学校edu邮箱；

• 考虑目标读者，确保整篇邮件的语气是合适的；

• 邮件措辞尽量客气礼貌，避免强硬语气，比如：You have to/must/need to, 多用请求类语句Could you please.../May I have.../ I would love to...

• 保持简洁，收件人可能没有太多时间阅读你的邮件，尽量写作得简明扼要；

• 如果有任何需要包含的附件，记得添加，并且在正文中提到它们；注意一下附件的大小以及数量；

• 在发送之前一定记得检查，看看有没有语法拼写等基本错误，商务邮件切忌使用表情符号，一定要正规！

• 发邮件的时间尽量选择工作日的工作时间，如果有时差，建议设置定时发送；

• 收到回信记得礼貌回复，不管是否还有其他问题或后续输出，都请及时回复并表示感谢；

• 注意英文邮件礼仪用语，礼貌的问候和结尾都是必须的，而且要注意发送时间，千万不要打扰到别人；

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国内：Nike香港, Adidas香港, LUISAVIAROMA中国, FARFETCH中国, 阿里巴巴, Apple 中国, 周生生, Hotels.com香港, 京东, 淘宝, iHerb中文官网, Shopee蝦皮, Bodyguard Apotheke等

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